Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour la dématérialisation des courriers. Cette pratique consiste à numériser, trier et indexer les documents papier afin de faciliter leur gestion et leur exploitation. La dématérialisation du courrier prend place dans le cadre plus large de la gestion électronique des documents (GED), qui vise à optimiser l’organisation et l’accès aux informations au sein d’une entreprise.
Pourquoi dématérialiser le courrier ?
Dans un monde où la digitalisation devient omniprésente, il est légitime de se demander pourquoi continuer à utiliser des supports papier pour gérer les courriers. En réalité, les avantages de la dématérialisation sont nombreux :
Gagner du temps et de l’espace
L’un des principaux bénéfices de la dématérialisation du courrier est le gain de temps et d’espace. Numériser et indexer les documents permet de trouver rapidement l’information souhaitée et évite ainsi un stockage physique conséquent. Cette optimisation influe aussi sur le temps passé à chercher un document, ce qui contribue à améliorer la productivité globale.
Sécuriser les données et assurer leur pérennité
En ayant recours à la dématérialisation, les entreprises garantissent une meilleure protection de leurs documents. Les données numérisées sont en effet sauvegardées sur des serveurs hébergés en interne ou chez des prestataires spécialisés. Ces dispositifs sécurisés permettent de limiter les risques d’incendie, de perte ou de vol et assurent également la pérennité des informations.
Favoriser la collaboration entre les employés
Grâce à la dématérialisation du courrier, les employés peuvent accéder facilement aux documents dont ils ont besoin pour mener à bien leurs missions. De plus, le partage d’informations est simplifié entre les services et les sites géographiques, favorisant ainsi la communication et l’échange au sein de l’entreprise.
Contribuer à la responsabilité environnementale
La réduction de l’utilisation de papier constitue un atout écologique. La dématérialisation du courrier participe donc à la démarche de responsabilité sociale et environnementale (RSE) de l’entreprise et encourage la mise en place de politiques visant à freiner la consommation de ressources naturelles.
Comment mettre en place la dématérialisation ?
Afin de profiter des bénéfices liés à la dématérialisation du courrier, il est indispensable de suivre un processus bien spécifique :
Analyser ses besoins
Il est primordial de déterminer les objectifs et les motivations qui poussent à dématérialiser les courriers. En fonction de l’activité, des contraintes réglementaires et des supports de communication en entreprise, les besoins et les priorités diffèrent. Une analyse approfondie permettra d’établir un cahier des charges détaillé pour guider la mise en place de la dématérialisation.
Numériser les documents papier
Pour numériser les courriers, il est conseillé d’utiliser des scanners professionnels capables de traiter rapidement un grand volume de documents. Certains équipements proposent même d’intégrer directement les informations dans une base de données ou un logiciel de gestion électronique.
Trier et indexer les document numériques
Après la numérisation, il faut trier et classer les documents selon leur type, leur date ou encore leur niveau de confidentialité. L’indexation est une étape clé pour rendre les informations accessibles rapidement lorsqu’un employé aura besoin de consulter un courrier.
Mettre en place une politique d’archivage
Une fois les courriers numérisés, il convient de définir une politique d’archivage adaptée aux exigences légales et internes à l’entreprise. Cette démarche implique notamment la suppression des doublons, le stockage des documents sur des serveurs sécurisés et la mise en place d’une charte de bonne conduite pour les employés.
Noémie Charcot, 32 ans, est une écrivaine passionnée qui trouve son inspiration entre les pages des livres et les rues animées de sa ville natale, Lyon. Adepte de cuisine gastronomique et de yoga, elle a un talent particulier pour mélanger créativité et réalité dans ses articles. Noémie est reconnue pour sa curiosité insatiable et son sourire contagieux. En effet, elle croit fermement que “le monde est un livre et ceux qui ne voyagent pas n’en lisent qu’une page.”
