Les technologies de l’information ont révolutionné le monde du travail au cours des dernières décennies. L’un des domaines qui a connu d’importantes transformations est sans conteste la gestion électronique des documents (GED). Cette méthode permet de rationaliser et d’optimiser les processus documentaires, et offre ainsi aux entreprises un moyen efficace de gérer leurs documents.
Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ?
La gestion électronique des documents désigne l’ensemble des techniques et pratiques permettant de saisir, traiter, stocker et partager de manière numérique l’information contenue dans les documents papier ou électroniques. La GED englobe plusieurs types de fonctionnalités, allant de la conversion des documents physiques en versions numériques à leur indexation et archivage.
Rationalisation et automatisation des processus
L’une des principales motivations des entreprises pour adopter la GED est l’efficacité accrue qu’elle apporte aux processus internes. Elle automatise de nombreuses tâches auparavant effectuées manuellement, telles que la recherche, la consultation, l’édition et la distribution de documents entre différents services. En outre, elle facilite l’accès aux informations et contribue à rendre les documents plus sécurisés grâce à la mise en place de systèmes de contrôle des accès et de traçabilité des modifications apportées aux fichiers.
Bénéfices de la gestion électronique des documents
Gain de temps et d’efficacité
La GED permet aux employés de retrouver rapidement les documents dont ils ont besoin, qu’ils soient stockés localement ou dans le cloud. Ce gain de temps, lié à une facilitation de l’accès aux informations, a un impact positif sur la productivité des collaborateurs.
Grâce au versioning automatisé des documents et à l’historique des modifications, la gestion électronique des documents facilite également la collaboration entre différents intervenants, réduisant ainsi les frictions et les délais inhérents au travail en équipe.
Réduction des coûts et de l’impact environnemental
En convertissant les documents papier en versions numériques, les entreprises peuvent réduire considérablement leurs dépenses liées à l’impression, la photocopie et l’envoi de courrier. La diminution de l’utilisation du papier permet également d’atténuer l’empreinte écologique d’une organisation.
L’archivage électronique offre également des économies substantielles par rapport au stockage physique, tant en termes d’espace que de coût. Le risque de perte ou de détérioration des documents est également minimisé, ce qui contribue à améliorer leur pérennité et leur sécurité.
Amélioration de la sécurité et de la conformité
La protection de l’information est un enjeu crucial pour toutes les organisations. En mettant en œuvre des solutions de GED, il est possible d’instaurer des protocoles de sécurité avancés, tels que l’authentification à double facteur, le chiffrement des données ou la surveillance des comportements inhabituels.
Enfin, une bonne gestion électronique des documents facilite la conformité aux réglementations en vigueur, notamment celles liées à la protection des données personnelles (comme le RGPD) ou à la conservation légale des archives. La GED peut ainsi constituer un outil précieux pour les entreprises souhaitant garantir leur bonne gouvernance en matière de information document management.
La GED présente des bénéfices indéniables pour les entreprises de toutes tailles et industries qui cherchent un moyen de rationaliser leurs processus internes. Il existe aujourd’hui diverses applications et solutions logicielles adaptées aux besoins spécifiques de chaque organisation. Il vous appartient donc de déterminer celle qui correspondra le mieux à vos objectifs et exigences, qu’il s’agisse de simplifier la collaboration entre collaborateurs situés dans différents sites, de sécuriser davantage vos données sensibles, ou encore d’optimiser votre logiciel de paie.
Noémie Charcot, 32 ans, est une écrivaine passionnée qui trouve son inspiration entre les pages des livres et les rues animées de sa ville natale, Lyon. Adepte de cuisine gastronomique et de yoga, elle a un talent particulier pour mélanger créativité et réalité dans ses articles. Noémie est reconnue pour sa curiosité insatiable et son sourire contagieux. En effet, elle croit fermement que “le monde est un livre et ceux qui ne voyagent pas n’en lisent qu’une page.”
